Организация рабочего времени персонала — это одна из ключевых функций управления компанией, которая влияет на производительность, дисциплину и соблюдение трудового законодательства.

Индивидуальный график работы сотрудника является основным инструментом, который позволяет работодателю регламентировать режим труда, а работнику — понимать свои обязанности и права. В современных системах управления, включая системы контроля доступа (СКУД) и программное обеспечение кадрового учета, создание и управление графиками работы стали намного проще и эффективнее. Этот материал посвящен разбору того, как правильно создавать расписания и графики работы, какие инструменты использовать и как автоматизировать процесс заполнения данных на основе информации из СКУД.

Задание рабочих графиков персоналу

Индивидуальный график в 1С ЗУП (Зарплата и управление персоналом) — это электронный документ, который закрепляет режим рабочего времени конкретного сотрудника. Согласно Трудовому кодексу РФ, индивидуальный график рабочего времени должен быть оформлен письменно и согласован со всеми сторонами трудовых отношений перед его введением в действие.

Работодатель обязан установить график рабочего времени для каждого работника в соответствии с законодательством. Это может быть стандартный пятидневный график с режимом работы 9:00-18:00, гибкий график с плавающим началом и окончанием рабочего дня, суммированный учет рабочего времени, когда норма рассчитывается за более длительный период (неделю, месяц, год), или специальный индивидуальный график, учитывающий особенности работы конкретного сотрудника.

Индивидуальный график устанавливается приказом работодателя и является обязательным документом в кадровом деле работника. Порядок его оформления регулируется статьями 100-105 Трудового кодекса РФ. При установлении индивидуального графика нужно учитывать производственные нужды организации, личные обстоятельства работника и его согласие на определенные условия работы.

Структура графика

Правильно составленный график рабочего времени должен содержать определенные элементы и соответствовать требованиям законодательства. Структура графика обычно включает следующие компоненты.

• Период применения — указывается, на какой срок устанавливается график: постоянно, на определенное время, до изменения обстоятельств. Если это временный график, обязательно указываются дата начала и предполагаемая дата окончания.
• Полное наименование должности сотрудника, для которого устанавливается данный режим работы. Важно, чтобы должность соответствовала должности в трудовом договоре и штатном расписании организации.
• Норма рабочего времени — количество часов в день, неделю или месяц, которые работник должен отработать. Стандартная норма согласно ТК РФ составляет не более 40 часов в неделю, однако для отдельных категорий работников (молодежь, инвалиды) норма может быть сокращена.
• Время работы — конкретные часы, когда сотрудник должен находиться на работе. Например, с 09:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00. Если график предусматривает гибкие часы, указывается диапазон: с 08:00 до 10:00 начало работы может быть в любое время, обязательное ядро рабочего времени с 10:00 до 16:00.
• Выходные и праздничные дни — указываются дни недели, которые являются выходными для данного сотрудника. При пятидневной рабочей неделе это обычно суббота и воскресенье, но в некоторых организациях могут быть другие выходные дни в зависимости от графика сменной работы.
• Период отпуска — указываются ориентировочные даты, когда работник может использовать свой оплачиваемый отпуск. Хотя окончательное определение сроков отпуска согласовывается отдельно, в графике часто указываются рекомендуемые периоды.
• Подпись сторон — график должен быть подписан работодателем (обычно руководителем или специалистом кадровой службы) и самим работником, что подтверждает его согласие с установленными условиями.

Настройка подсчета отработанного времени

После установления графика работы необходимо настроить систему так, чтобы она корректно подсчитывала отработанное время сотрудника. Это особенно важно для расчета заработной платы и проверки соблюдения режима работы.

Используется несколько методов подсчета отработанного времени в зависимости от типа графика. При обычном поденном учете время работы суммируется по дням. Если сотрудник должен был отработать 8 часов, но отработал 9, этот час признается переработкой и должен быть оплачен в повышенном размере или компенсирован дополнительным отпуском.

Суммированный учет рабочего времени используется при наличии гибкого графика или работе в несколько смен. В этом случае отработанные часы суммируются за определенный период (неделю, месяц, квартал, год), и проверяется соответствие количества фактически отработанных часов норме, установленной для этого периода. Например, если норма на месяц составляет 160 часов, а сотрудник отработал 158 часов, эти два часа должны быть отработаны в течение следующего месяца без дополнительной оплаты.

Настройка в программе предусматривает указание параметров: начальное и конечное время рабочего дня, продолжительность перерыва на обед (который не считается рабочим временем), выходные дни, праздничные дни. Система должна автоматически исключать праздничные дни из подсчета при условии, что работник не привлекался к работе в эти дни. Если работник работал в праздничный день, это время должно быть оплачено в повышенном размере или предоставлена компенсация.

Гибкий график требует установления определенных правил: время обязательного присутствия (ядро дня), когда все сотрудники должны быть на рабочем месте, и время, когда начало и конец рабочего дня могут быть скорректированы. Например, ядро дня с 10:00 до 16:00, начало рабочего дня может быть с 08:00 до 10:00, конец — с 16:00 до 19:00.

Сбор данных о проходах

Одна из главных функций современной системы контроля доступа — это сбор объективных данных о том, когда сотрудник пришел на работу и когда ушел. Эти данные затем используются для проверки соответствия фактического рабочего времени установленному графику и для расчета переработок.

• СКУД регистрирует каждый проход сотрудника через турникет, считыватель карточки или другое устройство входа-выхода. Данные фиксируются с точностью до минуты и сохраняются в журнале проходов. Эта информация является объективной и практически не подвергается сомнению при разборе трудовых споров.
• Журнал проходов содержит следующую информацию: дата и время входа, дата и время выхода, личный номер или ФИО сотрудника, номер карточки доступа или биометрический идентификатор. На основе этих данных система может автоматически рассчитать количество часов, которые сотрудник провел на работе в каждый день.
• Периодичность сбора данных зависит от настроек системы. Обычно данные собираются ежедневно, что позволяет оперативно выявить нарушения режима работы. В некоторых организациях данные могут передаваться в программу расчета зарплаты ежедневно или еженедельно в зависимости от установленных процедур.
• Ошибки при сборе данных могут возникать в случае неправильного использования карточек доступа (передача карточки другому лицу), технических сбоев оборудования, отсутствия данных из-за полного отказа СКУД. Поэтому важно регулярно проверять данные и устранять несоответствия вручную, если это необходимо.

Отчетность

На основе собранных данных о проходах система формирует различные отчеты, которые используются разными подразделениями организации. Эти отчеты помогают контролировать соблюдение режима работы, выявлять нарушения и обеспечивать прозрачность в учете рабочего времени.

Отчет о посещаемости показывает, присутствовал ли каждый сотрудник на рабочем месте в установленное время, были ли опоздания или ранние уходы. Этот отчет обычно подготавливается ежедневно или еженедельно и распределяется руководителям подразделений для контроля дисциплины.

Табель учета рабочего времени — это официальный документ, который ведется в каждой организации согласно требованиям законодательства. Он содержит информацию о фактически отработанном времени каждого сотрудника за месяц. На основе табеля рассчитывается заработная плата. В табеле обязательно отмечаются выходные, праздничные дни, отпуска, больничные листы, командировки и прочие периоды, когда сотрудник не работал.

Отчет о переработках помогает выявить, какие сотрудники работали сверх установленной нормы. Если в организации используется система компенсации переработок, этот отчет необходим для учета часов, которые могут быть скомпенсированы дополнительным отпуском.

Отчет об опозданиях и прогулах является важным документом для кадрового делопроизводства. Он используется при необходимости применить дисциплинарные меры в отношении сотрудника. Отчет должен содержать четкие данные о случаях нарушения режима работы с указанием даты, времени и продолжительности нарушения.

Как одним нажимом заполнить индивидуальный график данными из СКУД

Одна из самых полезных функций современных кадровых систем — это возможность автоматического заполнения индивидуального графика на основе данных, собранных СКУД. Это значительно экономит время и снижает вероятность ошибок при ручном заполнении.

• Функция автоматического заполнения работает следующим образом: система берет данные о проходах из СКУД, анализирует их в соответствии с установленным для сотрудника графиком работы и автоматически заполняет соответствующие ячейки в электронном графике. Это позволяет за несколько секунд обновить график для всего персонала или отдельных сотрудников.
• Процесс запуска обычно достаточно простой: пользователь открывает форму индивидуального графика, выбирает нужный период (например, месяц), и нажимает кнопку «Заполнить данными из СКУД» или аналогичную. Система проверяет, есть ли в базе данные о проходах для выбранного периода, и начинает их обработку.
• Результат после нажатия кнопки — график заполняется информацией о том, в какие дни сотрудник фактически присутствовал на работе, сколько часов он отработал в каждый день, сколько часов переработки или недоработки. Система может также автоматически отметить выходные дни, если сотрудник не проходил через СКУД.

Что умеет инструмент «Заполнение индивидуального графика»

Инструмент заполнения индивидуального графика — это мощный функционал, который позволяет автоматизировать множество операций, связанных с учетом рабочего времени. Рассмотрим основные возможности этого инструмента.

Автоматическое определение дней присутствия — система анализирует данные о проходах и определяет, в какие дни сотрудник приходил на работу. Если есть данные о входе, день отмечается как рабочий, если нет — как выходной или отпуск (в зависимости от других условий).

Расчет отработанных часов — на основе времени входа и выхода система вычисляет количество часов, которые сотрудник провел на работе в каждый день. При этом автоматически вычитается время перерыва на обед, если это предусмотрено графиком.

Определение переработок и недоработок — система сравнивает фактически отработанное время с нормой, установленной для каждого дня, и определяет, были ли переработки или недоработки. Эта информация используется при расчете компенсаций или штрафов.

Учет выходных и праздничных дней — система помечает выходные и праздничные дни в соответствии с установленным графиком и календарем праздничных дней. Если работник работал в выходной или праздничный день, это автоматически отмечается для повышенной оплаты.

Интеграция с отпусками и больничными — если в системе указаны данные об отпуске или больничном листе сотрудника, эти периоды автоматически исключаются из анализа. День отпуска или болезни не будет отмечен как нарушение режима работы, даже если сотрудник не проходил через СКУД.

Формирование аналитики — инструмент может формировать статистику по отработанному времени: суммарное количество часов за период, средняя продолжительность рабочего дня, частота переработок, наличие опозданий и прогулов. Эта информация полезна для анализа производительности и выявления проблем с дисциплиной.

Как происходит заполнение данных в графике

Процесс автоматического заполнения данных в индивидуальном графике имеет несколько этапов, которые должны быть четко организованы для получения корректного результата.

Первый этап — подготовка данных на стороне СКУД. Система контроля доступа должна работать корректно и регулярно записывать информацию о проходах. Данные передаются в программу управления графиками через интеграцию или ручную выгрузку файлов.

Второй этап — выбор параметров заполнения. Пользователь указывает, для какого периода и какого сотрудника (или группы сотрудников) нужно заполнить график. Также можно указать, какие типы данных использовать: только проходы из СКУД, или также учитывать отпуска и больничные из других систем.

Третий этап — проверка соответствия установленному графику. Система сравнивает фактические данные о проходах с установленным для сотрудника режимом работы. Если сотрудник работает по графику с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00, а данные показывают вход в субботу в 10:00, система отмечает это как аномалию.

Четвертый этап — расчет показателей. На основе проанализированных данных система рассчитывает количество отработанных часов, определяет переработки и недоработки, отмечает нарушения режима работы (опоздания, ранние уходы, прогулы).

Пятый этап — заполнение графика. Все рассчитанные данные заносятся в соответствующие ячейки индивидуального графика. Система может использовать цветовую разметку для наглядности: зеленый цвет для нормально отработанных дней, желтый для переработок, красный для недоработок или нарушений.

Шестой этап — сохранение и утверждение. Заполненный график сохраняется в системе и может быть утвержден руководителем подразделения или отделом кадров. После утверждения график становится основанием для расчета заработной платы.

Заполнение данных о времени можно настроить

Гибкость при настройке параметров заполнения данных позволяет адаптировать инструмент под специфику работы каждой организации. Существует множество настроек, которые дополнительно позволяют улучшить точность и применимость функции автоматического заполнения.

• Настройка времени фиксации — можно указать, во сколько начинается и заканчивается рабочий день, сколько составляет перерыв на обед. Если сотрудник работает с 08:30 до 17:30 с перерывом с 12:00 до 13:00, система будет считать рабочим время именно этого интервала.
• Допуск на опоздание — можно установить, на сколько минут сотрудник может опоздать без фиксации нарушения. Например, если установлен допуск в 5 минут, то опоздание на 3 минуты не будет отмечено как нарушение, а опоздание на 10 минут будет зафиксировано.
• Округление времени — можно настроить, как округляются минуты при подсчете отработанного времени. Например, если сотрудник отработал 7 часов 23 минуты, система может округлить это до 7 часов (в сторону уменьшения) или до 7,5 часов.
• Исключение периодов из анализа — можно указать даты, когда сотрудник был в отпуске, на больничном, в командировке или или отсутствовал по другим причинам. Эти периоды будут исключены из анализа при заполнении графика.
• Коэффициенты для расчета переработок — можно установить, как считаются переработки: в полном объеме, со скидкой на первые 4 часа в неделю, с применением определенного коэффициента. Система будет использовать эти правила при расчете компенсации за переработки.
• Настройка правил для выходных и праздничных дней — можно указать, как должны отмечаться дни работы в выходные или праздничные дни, применяется ли повышенный коэффициент оплаты, предоставляется ли дополнительный выходной в качестве компенсации.
• Интеграция с разными источниками данных — можно настроить, из каких источников система берет данные: из СКУД, из мобильных приложений, из отчетов руководителей. Приоритет источников может быть установлен так, чтобы более надежные данные использовались в первую очередь.

Данные индивидуального графика можно актуализировать

По мере прохождения рабочего периода иногда возникает необходимость обновить данные в индивидуальном графике. Это может быть связано с исправлением ошибок, добавлением информации о болезни или отпуске, корректировкой рабочего времени по согласованию сторон.

Актуализация данных — это процесс обновления информации в графике с учетом новых данных, которые появились после первоначального заполнения. Например, если сотрудник в начале месяца пришел с больничным листом на несколько дней, эта информация может быть добавлена в график позже, и система пересчитает показатели.

Способы актуализации могут быть различными: полное перезаполнение графика на основе обновленных данных из СКУД, частичное обновление отдельных периодов, ручное внесение изменений в отдельные ячейки с объяснением причины изменения.

Сроки актуализации обычно устанавливаются организацией в соответствии с графиком подготовки к расчету заработной платы. Часто актуализация проводится в конце месяца, когда все временные несоответствия выяснены и исправлены, и данные готовы для передачи в бухгалтерию.

История изменений — профессиональные системы ведут историю всех изменений, внесенных в график. Это позволяет отследить, кто и когда внес изменения, и в случае возникновения спора предоставить доказательства того, как формировались данные для расчета заработной платы.

Уведомления об актуальности — система может отправлять уведомления руководителям и специалистам кадровой службы, если данные в графике нуждаются в проверке или обновлении. Это помогает не пропустить важные этапы обработки информации о рабочем времени.